Orario flessibile: come ottenere benessere e performance?

Orario flessibile sul lavoro: sogno o incubo

Chi non si trova in qualche momento della vita schiacciato tra le responsabilità sul lavoro e a casa? Non ti è mai capitato di dover interrompere una riunione, perché ti telefona la mamma per un tubo dell’acqua rotto? Non ti è mai capitato di mettere i bimbi a letto prima o più tardi del solito, perché tu hai un tale sonno che non desideri altro che riposarti sul divano? O invece sei una tra quelle persone che passa il lavoro dal lunedì al venerdì fuori famiglia e devi lasciare il bimbo in pianti perché hai da prendere l’ultimo treno? Se una di queste situazioni ti è familiare è probabile che tu abbia sognato almeno una volta di chiedere un orario flessibile sul lavoro. A prima vista infatti sembra la soluzione più evidente per migliorare la propria work-life balance, per ridurre lo stress in generale e per migliorare il proprio benessere. In realtà, le cose non sono così semplici. Quello che inizialmente sembrava una prospettiva per una work-life balance migliore (come già detto in altri articoli nel blog, si può tradurre come equilibrio casa lavoro e in gergo si parla anche di riconciliazione casa lavoro), a volte finisce in un vero incubo. Può succedere ché i colleghi cominciano a risponderti male, o ti accorgi che vieni coinvolto meno nei progetti nuovi stimolanti, o dopo un po’ ti senti un pesce fuor d’acqua perché ti sfuggono delle battute semplicemente perché non sei più aggiornato sugli ultimi eventi accaduti sul lavoro. Cosa sta accadendo?

Orario flessibile: considera sia aspetti organizzativi che psicologici

Infatti, spesso uno degli effetti inaspettati dell’orario flessibile (la stessa cosa vale per l’orario ridotto come il part time o anche il tele-lavoro, quando si lavora da casa) è che peggiora la qualità delle relazioni con i colleghi e può mettere a rischio il lavoro di squadra che di solito serve sul lavoro (anche in assenza di una squadra formale- situazione tipica delle piccole/medie aziende dove tutti fanno un po’ tutto e ognuno è indispensabile per un equilibrio sottile). Com’è possibile? Come ho già scritto in un articolo precedente, per introdurre con successo uno strumento per migliorare la work-life balance, oltre agli aspetti organizzativi, le strutture e i processi, gli aspetti “freddi”, bisogna conoscere e gestire gli aspetti psicologici, gli aspetti “caldi”. Sicuramente per chi ne usufruisce, l’orario flessibile ha una valenza positiva ed è fonte di motivazione perché risponde a un suo bisogno. Vuoi che sia quello di gestire al meglio la famiglia (bimbo da portare alla visita medica- riunione di classe) o di soddisfare delle esigenze personali (mezza giornata di surf al mare). Oltre all’effetto individuale, l’introduzione dell’orario flessibile ha anche delle conseguenze psicologiche per il contesto, per i colleghi: che significato danno i colleghi agli aspetti organizzativi (per esempio; come mai è stato deciso di permettere un orario flessibile?),  quale impatto ha sulle relazioni tra colleghi (diminuiscono per esempio le occasioni per scambiare le idee), sulla collaborazione (come rimanere allineati sugli obiettivi), e sulle emozioni (qualcuno potrebbe sentirsi frustrato perché non riesce ad andare avanti nel suo lavoro).

L’orario flessibile: manca il tempo per stare insieme

Un gruppo di ricercatrici (Thorgeirsdottir & Kelliher, 2017) in recente contributo portato alla 7th Community Work & Family Conference (Milano, Maggio 2017), hanno dimostrato che l’origine dei rischi della flessibilità di orario (nelle sue diverse forme) sta nel fatto che le persone passano fisicamente meno tempo insieme. E questo ha diverse conseguenze:

• Viene a mancare quel tempo di co-presenza informale – quando non necessariamente si sta lavorando al compito, due chiacchiere sul corridoio, la risata insieme- che invece è indispensabile per coltivare delle buone relazioni. Questo meccanismo è ben conosciuto nella psicologia sociale, evidente a tutte le età, fin da bambini: passare fisicamente del tempo insieme crea automaticamente delle relazioni più forti. La vicinanza mette in moto i meccanismi che creano simpatia, fiducia, che permettono il supporto reciproco e altri elementi che sono alla base di un buon clima sul lavoro.
• Passare meno tempo fisicamente insieme fisicamente rallenta inoltre i tempi di risposta (se vedi il collega davanti a te, basta ricordarglielo a voce – o ti viene più facilmente in mente di richiederglielo…)
• Aumenta il rischio di mal-interpretazione dei messaggi (quante volte non ti è capitato di aver creato un malinteso per via di una email o anche una telefonata dove manca tutto il non verbale che permette una buona interpretazione) oppure delle intenzioni (riconosci la sensazione del “non c’è, perché non gli interessa”)
• Aumenta anche il rischio di lavorare senza avere il vero obiettivo davanti a sé, anche perché magari si modifica leggermente nel tempo.

Questi risultati invitano a riflettere, sia a chi vorrebbe chiedere sul lavoro un’organizzazione di un orario flessibile, sia a chi come azienda vuole introdurre un orario flessibile. Può essere un valido strumento per migliorare la work-life balance ma i suoi aspetti psicologici, in termini di comportamenti-relazioni ed emozioni vanno gestiti.

Per chi lavora e vuole provare un orario flessibile ecco 3 suggerimenti

• Prenditi un po’ di tempo per riflettere, per sentire quello che vuoi davvero, quali sono le tue aspirazioni, quello di cui hai bisogno in questo momento della vita. Le pratiche di mindfulness sono ottime per mettersi in contatto con i reali bisogni-desideri, per vedere più chiaro la fine e per vedere i pro e contro del mezzo che hai individuato per raggiungere la fine e per vedere delle alternative.
• Organizza regolarmente dei momenti di co-presenza con i colleghi: pianifica i momenti della tua presenza: devono essere prevedibili per i colleghi (a.e. ogni lunedì, sempre dalle 10…) e ti devono permettere di passare del tempo “non-produttivo” insieme a loro. In altre parole pianifica di essere al lavoro non solo il tempo in cui produci al massimo, ma anche quando sei magari meno produttivo, prevedi del tempo per le pause – o dopo pranzo: questo tempo è vitale per alimentare le buone relazioni con i colleghi scambiando delle idee, delle risate, godendo semplicemente la compagnia degli altri.
• Pianifica le tue assenze, limitale e prevedi coerenza: Meglio fare un piano mensile, dove prevedi l’uso dell’orario flessibile in un giorno fisso o mezza giornata fissa la settimana. Puoi anche fare cominciare la tua flessibilità da una certa ora in poi (a.e. ogni giorno dopo le ore 16, oppure fino alle 10). Questo permette ai tuoi colleghi di poter prevedere quando possono contare su di te. Mettiti anche d’accordo con i tuoi colleghi con largo anticipo. Sappi che questa modalità di orario probabilmente complica il loro lavoro. Prevedi le implicazioni e prenditi le tue responsabilità (per esempio vorrà dire che le cose che devono essere fatte insieme ai colleghi ti conviene farle nel tempo in cui ci sei sicuramente).

L’orario flessibile può essere una grande opportunità, ma perché contribuisca veramente alla work-life balance è bene che vengano anche gestiti gli aspetti psicologici: relazioni-emotivi e comportamentali.

Buon equilibrio a tutti!